伝わらないパワポ資料のNG例5選｜上司・顧客に通る改善ポイント
はじめにパワポ資料を作るときに、AIを活用する人が増えています。
「内容は間違っていないはずなのに、なぜか伝わらない」
パワーポイントで資料を作っていると、このような経験はないでしょうか。
伝わらない資料の原因は、デザインセンスがないからとは限りません。
多くの場合、情報の載せ方やタイトルの付け方、図や色の使い方に問題があります。
特に上司への報告資料や顧客への提案資料では、内容をすべて読んでもらえるとは限りません。
一目見たときに、
- 何が起きているのか
- 何が重要なのか
- 何を判断してほしいのか
が分からなければ、どれだけ情報が正しくても、伝わる資料にはなりません。
この記事では、パワポ資料でよくある5つのNG例と、その改善方法を紹介します。
NG例1｜1枚に情報を詰め込みすぎる
AIを資料作成に使うときに大切なのは、役割を間違えないことです。
売上実績、市場環境、顧客アンケート、今後の施策。
関連する情報をすべて1枚に載せれば、詳しく説明できる資料になると思うかもしれません。
しかし、情報を詰め込むほど、見る側は「どこを見ればよいのか」が分からなくなります。
なぜ伝わらないのか
資料を作る側は、内容を理解しています。
そのため、小さなグラフや文章が複数並んでいても、それぞれの意味を把握できます。
一方、初めて資料を見る人は、ページ内の情報を一つずつ読み解かなければなりません。
情報が多いページでは、次のような問題が起きます。
- 最も重要な情報が埋もれる
- 文字やグラフが小さくなる
- 視線の移動が増える
- 説明を聞かないと理解できない
- 会議後に資料だけ見ても内容が伝わらない
情報量が多いことと、説明が分かりやすいことは別です。
改善ポイント｜1ページ1メッセージに絞る
1枚のスライドで伝える内容は、原則として1つに絞ります。
例えば、売上実績を伝えるページであれば、市場環境や今後の施策まで同じページに入れる必要はありません。
まず、ページを見た人に何を理解してほしいのかを、一文にします。
例：
法人向け商品の売上が、前年同期比120％に成長した。
この一文を伝えるために必要なグラフ、数字、補足説明だけを残します。
市場環境や今後の施策は、別ページに分けた方が理解しやすくなります。
資料を作るときの判断基準
次の質問に答えられない場合は、情報を載せすぎている可能性があります。
このページで、相手に一番伝えたいことは何か。
答えが2つ以上ある場合は、ページを分けることを検討しましょう。
情報量ではなく、伝えたい結論を中心にページを作ることが重要です。
NG例2｜タイトルが項目名になっている
資料のタイトルに、次のような言葉を使っていないでしょうか。
- 売上実績
- 市場環境
- アンケート結果
- 今後の施策
- 導入効果
これらはタイトルではなく、ページに載っている内容の分類です。
「売上実績」と書かれていても、売上が増えたのか、減ったのか、目標を達成したのかは分かりません。
なぜ伝わらないのか
項目名だけのタイトルでは、見る側がグラフや本文を読み、自分で結論を見つける必要があります。
しかし、会議では資料をじっくり読んでもらえるとは限りません。
説明中に別のページへ進んだり、途中から参加した人が資料だけを見たりすることもあります。
タイトルだけでページの要点が分からない資料は、説明者がいなければ成立しません。
改善ポイント｜タイトルで結論を伝える
タイトルを項目名ではなく、ページの結論に変えます。
| NGタイトル | 改善後 |
|---|---|
| 売上実績 | 法人向け売上が前年同期比120％に成長 |
| 市場環境 | 省人化ニーズの高まりにより市場が拡大 |
| アンケート結果 | 導入担当者の7割が初期設定に負担を感じている |
| 導入効果 | 作業時間を月20時間削減 |
| 今後の施策 | 初期設定の簡略化を最優先で進める |
結論をタイトルにすると、グラフや文章は、その結論を裏付ける役割になります。
タイトルを考えるコツ
グラフを見て説明するときに、最初に口頭で伝える言葉をタイトルにします。
例えば、
「法人向けの売上が前年より20％伸びています」
と説明するなら、そのままタイトルにします。
良いタイトルは、ページの中身を説明するのではなく、ページの結論を伝えます。
NG例3｜デザインから作り始める
PowerPointを開いた直後に、次の作業から始めていないでしょうか。
- テンプレートを選ぶ
- 色を決める
- 図形を配置する
- アイコンを探す
- レイアウトを調整する
見た目から作り始めると、ページ単体では整っていても、資料全体の話がつながらなくなることがあります。
なぜ伝わらないのか
デザイン作業は、進んでいる実感を得やすい作業です。
図形を並べたり、色を整えたりすると、資料が完成に近づいているように感じます。
しかし、資料の構成が決まっていない状態で装飾を進めると、後から内容を追加するたびにレイアウトを直すことになります。
その結果、
- ページごとに内容の粒度が違う
- 同じ話が複数ページに重複する
- 結論が資料の後半まで出てこない
- 見た目は整っているが、話の流れが分からない
といった資料になりやすくなります。
改善ポイント｜最初にスライドタイトルだけを並べる
PowerPointで作り込みを始める前に、スライドタイトルだけを並べます。
提案資料であれば、例えば次のように構成します。
- 現在起きている課題
- 課題が発生している原因
- 解決の方向性
- 提案する施策
- 期待できる効果
- 導入までの進め方
- 次のアクション
タイトルを順番に読んだだけで、話の流れが理解できる状態を目指します。
構成を確認するポイント
スライドタイトルだけを並べた状態で、次を確認します。
- 結論が最初に示されているか
- 課題と施策がつながっているか
- 根拠のない主張になっていないか
- 同じ内容が重複していないか
- 相手に求める判断が明確か
構成に問題がなければ、その後にグラフや文章、図を入れていきます。
資料はデザインする前に、話の順番を設計することが重要です。
NG例4｜図やアイコンを飾りとして使う
人物、電球、歯車、握手、パソコン、地球、矢印。
資料にアイコンを入れると、文字だけのページより分かりやすく見えることがあります。
しかし、内容との関係が曖昧なアイコンは、情報を分かりやすくするのではなく、単なる装飾になります。
なぜ伝わらないのか
アイコンが多い資料は、一見すると整理されているように見えます。
しかし、アイコンと文章の関係が明確でなければ、見る側は次のように感じます。
- どのアイコンが重要なのか分からない
- 視線が装飾に引っ張られる
- 情報同士の関係が見えない
- それらしく見えるが、内容が頭に残らない
特に「当社の強み」や「今後の取り組み」のページでは、意味の薄いアイコンが並びがちです。
改善ポイント｜図で情報の関係性を伝える
図を使う目的は、文章だけでは伝わりにくい関係を見せることです。
例えば、次のような内容は図に向いています。
- 課題と原因の関係
- 原因と対策の対応
- 業務の流れ
- 関係者の役割分担
- BeforeとAfter
- 導入前後の変化
- 時系列
- 選択肢の比較
「課題」「原因」「対策」を説明するなら、それぞれを独立した枠に入れるだけでなく、矢印でつなぎます。
例：
売上が伸びない
↓
新規顧客が減少している
↓
新規顧客向けの施策を強化する
このように関係性を見せれば、見る側は内容を順番に理解できます。
アイコンを使う判断基準
アイコンを削除しても意味が変わらない場合、そのアイコンは装飾である可能性があります。
図やアイコンは、空いている場所を埋めるためではなく、理解を助けるために使いましょう。
図は情報を飾るものではなく、情報同士の関係を見せるものです。
NG例5｜色を使いすぎる
タイトルは青、重要な数字は赤、補足は緑、背景は黄色、グラフは5色。
色を使うほど、資料が華やかで分かりやすくなると考える人もいます。
しかし、色が多すぎると、何が重要なのか分からなくなります。
なぜ伝わらないのか
色には、視線を集める力があります。
そのため、複数の色を同じ強さで使うと、すべての情報が目立とうとします。
例えば、5項目の棒グラフをすべて違う色にすると、項目の比較よりも色の違いに目が向きます。
また、赤やオレンジ、緑などに明確な意味が設定されていない場合、見る側は色の意味を理解できません。
改善ポイント｜色の役割を絞る
資料で使う色は、基本的に次の3種類で十分です。
- ベースカラー
- アクセントカラー
- グレー
例えば、企業カラーが青であれば、見出しや重要な数字に青を使い、それ以外の情報は黒やグレーでまとめます。
グラフでは、注目してほしい項目だけにアクセントカラーを使います。
前年までのデータをグレー、今年のデータだけを青にすれば、見る側は自然に今年の数字へ注目します。
色を使うときのルール
色を付ける前に、次の質問をします。
なぜ、ここだけ色を変えるのか。
「重要だから」「比較対象だから」「注意が必要だから」など、理由を説明できる箇所だけに色を使います。
理由が説明できない色は、削除しても問題ありません。
色を減らすことは地味にすることではなく、重要な情報を目立たせることです。
伝わる資料は、見た目よりも情報設計で決まる
伝わらない資料は、デザインが下手だから生まれるとは限りません。
多くの場合は、
- 何を伝えるか
- どの順番で伝えるか
- 何を強調するか
- 何を削るか
が整理されていないことが原因です。
見た目を整える前に、資料の目的と結論を決めることが重要です。
今回紹介したNG例をまとめると、次のようになります。
| NG例 | 改善ポイント |
| 1枚に情報を詰め込みすぎる | 1ページ1メッセージに絞る |
| タイトルが項目名になっている | タイトルで結論を伝える |
| デザインから作り始める | 構成を決めてから作る |
| 図やアイコンを飾りとして使う | 図で情報の関係性を伝える |
| 色を使いすぎる | 色の役割を絞る |
資料を提出する前のチェックリスト
最後に、上司や顧客へ資料を提出する前に、次の5項目を確認してみてください。
- 1ページで伝える内容が1つに絞られているか
- タイトルだけでページの結論が分かるか
- スライドタイトルを読むだけで話の流れが分かるか
- 図やアイコンが情報の理解に役立っているか
- 色を使う理由を説明できるか
この5項目を確認するだけでも、資料の伝わり方は大きく変わります。
パワポ資料で重要なのは、情報をたくさん載せることではありません。
相手が短時間で内容を理解し、判断できる状態を作ることです。
資料を作るときは、「何を載せるか」だけではなく、「何を削れば結論が伝わるか」まで考えてみてください。
